কেস স্টাডি 04
অ্যাপারেল সোর্সিংয়ের জন্য কাস্টম ERP: হিসাব, HR ও পেরোলের জন্য একটি সিস্টেম
সোর্সিং কোম্পানি চলে মানুষ আর কাগজপত্রের ওপর ভর করে। বায়ার, মার্চেন্ডাইজার ও মাঠের কর্মী, সবাই নির্ভর করে সঠিক বেতন, পরিষ্কার হিসাব ও সৎ হাজিরা রেকর্ডের ওপর। এই কেস স্টাডিতে দেখানো হয়েছে আমরা কীভাবে Movimoda Ltd.-এর জন্য অ্যাপারেল সোর্সিংয়ের কাস্টম ERP তৈরি করেছি, এবং হিসাব, HR ও পেরোল একটি সিস্টেমে আসার পর কী বদলেছে।
আতিকুর রহমান, ERP ইঞ্জিনিয়ার
প্রকাশিত · হালনাগাদ · ৬ মিনিটের পড়া
- ক্লায়েন্ট
- Movimoda Ltd., ইতালি-ভিত্তিক অ্যাপারেল সোর্সিং কোম্পানি
- আকার
- দৈনিক ১৫,০০০-২৫,০০০ পিস
- সময়
- ২ মাস
- টিম ও ব্যবহারকারী
- ৫০-১০০ জন ব্যবহারকারী
- টেক স্ট্যাক
- Python, MariaDB, Redis
চ্যালেঞ্জ
হিসাব, বেতন ও হাজিরা ছিল বিচ্ছিন্ন
Movimoda Ltd. একটি ইতালি-ভিত্তিক অ্যাপারেল সোর্সিং কোম্পানি। এর টিম টাকা, মানুষ ও হাজিরা সামলাত, কিন্তু এই কাজের পেছনের টুলগুলো হয় ছিল না, নয়তো একটি আরেকটির সঙ্গে যুক্ত ছিল না।
কোনো অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার ছিল না। পেরোল স্বয়ংক্রিয় ছিল না। হাজিরা লগ রিয়েল-টাইমে সিস্টেমে পৌঁছাত না, আর মাঠে কাজ করা কর্মীদের হাজিরা রেকর্ড করার কোনো উপায়ই ছিল না। প্রতিটি ফাঁক অফিসের জন্য হাতের কাজ তৈরি করত, আর প্রতিটি ফাঁক পরেরটি বন্ধ করা আরও কঠিন করে তুলত।
যে মুহূর্তে সব ভেঙে পড়ল।
প্রতি মাসের শেষে অফিসকে আলাদা আলাদা উৎস থেকে হাজিরা, বেতন ও হিসাব জোড়া দিতে হতো, তারপরই কাউকে বেতন দেওয়া যেত বা কোনো সংখ্যায় ভরসা করা যেত। এই রুটিনের আড়ালে কোম্পানি তিনটি গভীর সমস্যার মুখে ছিল:
কোনো অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার ও স্বয়ংক্রিয় পেরোল ছিল না
অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার না থাকায় কোম্পানির আর্থিক হিসাব রাখা ও দেখার কোনো একক জায়গা ছিল না। পেরোলও হাতে করা হতো, তাই প্রতিটি বেতন চক্র নির্ভর করত কারও হাতে হাতে সংখ্যা জোড়া দেওয়ার ওপর। এতে সময় লাগে আর ভুলের সুযোগ থাকে।
হাজিরা লগ রিয়েল-টাইমে সিঙ্ক হতো না
বায়োমেট্রিক ডিভাইস পাঞ্চ রেকর্ড করত, কিন্তু লগগুলো এমন কোনো সিস্টেমে যেত না যা HR ও পেরোল ব্যবহার করতে পারে। মানুষকেই ডেটা এক জায়গা থেকে আরেক জায়গায় সরাতে হতো, তাই সংখ্যাগুলো সবসময় বাস্তবের চেয়ে এক ধাপ পিছিয়ে থাকত।
মাঠের কর্মীদের হাজিরা রেকর্ড করার কোনো উপায় ছিল না
বায়োমেট্রিক ডিভাইস শুধু তাদের জন্যই কাজ করে যারা তার সামনে দাঁড়ান। মাঠপর্যায়ে কাজ করা কর্মীদের ব্যবহার করার মতো কোনো ডিভাইস ছিল না, তাই তারা কোথায় ছিলেন বা কখন কাজ শুরু করেছেন তার কোনো নির্ভরযোগ্য রেকর্ড ছিল না।
সমাধান
একটি ERP সিস্টেম, তিনটি যুক্ত ক্ষেত্র
আমরা একটি কাস্টম ERP তৈরি করেছি যা হিসাব, HR ও পেরোলকে একটি সিস্টেমে এনেছে। সঙ্গে একটি হাজিরা সিঙ্ক সার্ভার ও একটি মোবাইল অ্যাপও চালু করেছি, যাতে অফিস ও মাঠ, দুই জায়গার হাজিরাই একই জায়গায় জমা হয়। আমরা এই ধরনের কাজ কীভাবে করি তা জানতে আমাদের ERP সলিউশন এবং HR সলিউশন সম্পর্কে পড়ুন।
হিসাব
কোম্পানির আর্থিক হিসাবের একটি একক জায়গা।
- অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার, যা কোম্পানির আগে ছিল না
- HR ও পেরোলের একই প্ল্যাটফর্মে ফাইন্যান্স
- আলাদা আলাদা রেকর্ডের বদলে একটি সিস্টেম
HR ও পেরোল
কর্মী রেকর্ড ও বেতন একটি সিস্টেমে।
- একই ERP-তে HR ও পেরোল মডিউল
- পেরোল আর হাতে জোড়া লাগাতে হয় না
- হাজিরার ডেটা সরাসরি বেতনে যায়
হাজিরা সিঙ্ক ও মোবাইল অ্যাপ
অফিস ও মাঠ, দুই জায়গার হাজিরা।
- সার্ভার নির্দিষ্ট বিরতিতে বায়োমেট্রিক পাঞ্চ লগ ERP-তে সিঙ্ক করে
- মাঠের কর্মীদের জন্য মোবাইল অ্যাপে চেক-ইন
- জিওলোকেশন ট্র্যাকিং ও বায়োমেট্রিক যাচাই
| কী বদলেছে | আগে | পরে |
|---|---|---|
| হিসাব | কোনো অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার ছিল না | ERP-র ভেতরেই হিসাব |
| পেরোল | স্বয়ংক্রিয় পেরোল ছিল না | HR ও হাজিরার একই সিস্টেমে পেরোল |
| অফিসের হাজিরা | হাজিরা লগ রিয়েল-টাইমে সিঙ্ক হতো না | বায়োমেট্রিক পাঞ্চ লগ নির্দিষ্ট বিরতিতে ERP-তে সিঙ্ক হয় |
| মাঠের হাজিরা | মাঠের কর্মীদের হাজিরা রেকর্ডের কোনো উপায় ছিল না | জিওলোকেশন ট্র্যাকিং ও বায়োমেট্রিক যাচাইসহ মোবাইল চেক-ইন |
| সিস্টেম | ফাইন্যান্স, HR ও পেরোল আলাদা আলাদা | হিসাব, HR ও পেরোলের জন্য একটি একীভূত ERP |
ফলাফল
চালুর পরে মাপা ফলাফল
চালুর পরে Movimoda Ltd.-এর জানানো ফলাফল।
- হিসাব, HR ও পেরোলের জন্য একটি ERP
- ১টি সিস্টেম
- বায়োমেট্রিক পাঞ্চ লগ ERP-তে সিঙ্ক হয়
- নির্ধারিত বিরতিতে
- মাঠের কর্মীদের প্রতিটি মোবাইল চেক-ইনে দুটি যাচাই
- জিও + বায়োমেট্রিক
আমাদের প্রক্রিয়া
শুরু থেকে চালু পর্যন্ত
আবিষ্কার · ১ সপ্তাহ
আবিষ্কার
ফাইন্যান্স, HR, পেরোল ও হাজিরা বর্তমানে কীভাবে চলে তা বুঝে নকশা করা হয়েছে।
ডিজাইন · ২ সপ্তাহ
ডিজাইন
একটি শেয়ার্ড ডেটা মডেল ও হাজিরার নিয়ম ডিজাইন করা হয়েছে।
তৈরি · ৩ সপ্তাহ
তৈরি
ERP মডিউল, সিঙ্ক সার্ভার ও মোবাইল অ্যাপ তৈরি করা হয়েছে।
চালু · ২ সপ্তাহ
চালু
বায়োমেট্রিক ডিভাইসগুলো যুক্ত করা হয়েছে এবং টিমকে প্রশিক্ষণ দেওয়া হয়েছে।
আমরা কোনো অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার আর স্বয়ংক্রিয় পেরোল ছাড়া থেকে এমন একটি সিস্টেমে এসেছি যা দুটোই করে। আমাদের বায়োমেট্রিক লগ এখন ERP-তে ঢুকে যায়, আর মাঠের টিম ফোন থেকেই চেক-ইন করতে পারে। এতে অফিসের অনেক হাতের কাজ কমে গেছে।
হিসাব, HR, পেরোল ও হাজিরা যখন একটি সিস্টেমে থাকে, তখন অফিসকে আর সংখ্যার পেছনে ছুটতে হয় না, আর প্রত্যেক মানুষের হিসাব থাকে, সে ডেস্কেই থাকুক বা মাঠে।
