কেস স্টাডি 03
কেমিক্যাল ম্যানুফ্যাকচারিংয়ের জন্য ERP সফটওয়্যার: কলম-কাগজ থেকে একটি সিস্টেমে
একটি কেমিক্যাল প্ল্যান্টে একটি হারিয়ে যাওয়া ড্রাম বা অনাদায়ী ইনভয়েস শুধু কাগজপত্রের সমস্যা নয়। এর মানে হারানো স্টক আর হারানো টাকা। এই কেস স্টাডিতে দেখানো হয়েছে আমরা কীভাবে Marine Chemical Co. Ltd.-এর জন্য কেমিক্যাল ম্যানুফ্যাকচারিংয়ের ERP সফটওয়্যার তৈরি করেছি, এবং ক্রয়, উৎপাদন, বিক্রয় ও হিসাব নোটবুকের বদলে একটি সিস্টেমে চলার পর কী বদলেছে।
আসিফ হাসান, সিটিও, Canduit
প্রকাশিত · হালনাগাদ · ৬ মিনিটের পড়া
- ক্লায়েন্ট
- Marine Chemical Co. Ltd., কেমিক্যাল প্রস্তুতকারক
- আকার
- দৈনিক ৩০০০+ টন সোডিয়াম সিলিকেট, ২টি প্ল্যান্ট
- সময়
- ৬ মাস
- টিম ও ব্যবহারকারী
- ৩ জন ইঞ্জিনিয়ার, ৩৫ জন ব্যবহারকারী
- টেক স্ট্যাক
- Python, MariaDB, Redis
চ্যালেঞ্জ
প্রতিটি বিভাগ চলত কলম-কাগজে
Marine Chemical Co. Ltd. একটি কেমিক্যাল প্রস্তুতকারক প্রতিষ্ঠান। প্রকল্পের আগে এর কোনো বিভাগেই নির্দিষ্ট প্রক্রিয়া মানা হতো না। স্টক, ক্রয় ও বিক্রয়ের সব তথ্য রাখা হতো কলম-কাগজে।
এর ফলে প্রতিটি টিমের হাতে ছিল নিজের মতো করে তৈরি সত্য। ওয়্যারহাউস, কারখানার ফ্লোর ও সেলস টিম একে অপরের হিসাব মিলিয়ে দেখতে পারত না। ব্যবসার হাতে সত্যিই কী আছে বা কাস্টমারদের কাছে কত পাওনা, তা কেউ নিশ্চিত করে বলতে পারত না।
যে মুহূর্তে সব ভেঙে পড়ল।
স্টক বেরিয়ে যেত, ক্রয়ের মাল আসত, আর হিসাবগুলো পড়ে থাকত আলাদা আলাদা নোটবুকে। উৎপাদনের কোনো ট্র্যাকিংই ছিল না, তাই কেনা ও বিক্রির মাঝখানে মাল হারিয়ে যেতে থাকল। একই সময়ে কাস্টমাররা তাদের ক্রেডিট সীমার চেয়ে বেশি কিনছিল।
স্টক, ক্রয় ও বিক্রয়ের তথ্য ছিল কাগজে
প্রতিটি রেকর্ড হাতে লেখা হতো। ক্রয়ের এন্ট্রি, স্টক গণনা ও বিক্রয় কখনও একে অপরের সঙ্গে মেলানো হতো না, ফলে সংখ্যাগুলো ক্রমে আলাদা হয়ে যেত। কারণ খুঁজতে নোটবুক ঘাঁটতে হতো, আর ছোট ভুল সহজে চোখ এড়িয়ে যেত।
উৎপাদন ট্র্যাক হতো না, তাই ইনভেন্টরি কমতেই থাকত
উৎপাদনে কী গেল আর কী বেরোল, তার কোনো রেকর্ড ছিল না। সেই রেকর্ড ছাড়া স্বাভাবিক ক্ষয় আর হারিয়ে যাওয়া মালের পার্থক্য কেউ বলতে পারত না। ফলাফল ছিল ক্রমাগত ইনভেন্টরি ক্ষয়, যা কোম্পানি দেখতে পেত কিন্তু খুঁজে বের করতে পারত না।
ক্রেডিট লিমিট ও ফিল্ড সেলসে কোনো নিয়ন্ত্রণ ছিল না
কাস্টমারের ক্রেডিট সীমা পেরিয়ে যেত, কারণ সীমা ছাড়ালে বিক্রি আটকে দেওয়ার মতো কোনো সিস্টেম ছিল না। সেলস টিম মাঠে কাজ করত কোনো ট্র্যাকিং ছাড়া, তাই ম্যানেজমেন্ট দেখতে পেত না কে কোন কাস্টমারের কাছে কখন গেছে।
সমাধান
একটি ERP সিস্টেম, তিনটি যুক্ত ক্ষেত্র
আমরা ক্রয়, উৎপাদন, বিক্রয়, হিসাব, HR, পেরোল ও একটি মোবাইল অ্যাপসহ সম্পূর্ণ ERP সিস্টেম বাস্তবায়ন করেছি। স্টক, ক্রয় ও বিক্রয়ের তথ্য এখন একসঙ্গে সিঙ্ক থাকে, তাই প্রতিটি টিম একই সংখ্যা দেখে কাজ করে। আমরা এই কাজ কীভাবে করি তা জানতে আমাদের ERP সলিউশন এবং ম্যানুফ্যাকচারিংয়ের জন্য ERP পদ্ধতি সম্পর্কে পড়ুন।
ক্রয় ও উৎপাদন
কেনাকাটা ও উৎপাদন সিস্টেমে রেকর্ড করা।
- ক্রয়ের তথ্য স্টকের সঙ্গে সিঙ্ক করা
- ERP-র ভেতরেই উৎপাদন ট্র্যাকিং
- সব ইনভেন্টরি সফটওয়্যারের মাধ্যমে পরিচালিত
বিক্রয় ও মোবাইল অ্যাপ
অফিসে ও মাঠে বিক্রয় নিয়ন্ত্রিত ও দৃশ্যমান।
- সফটওয়্যার দিয়ে ক্রেডিট সীমা কার্যকর করা
- বিক্রয়ের তথ্য স্টক ও ক্রয়ের সঙ্গে সিঙ্ক করা
- মোবাইল অ্যাপে মাঠ পরিদর্শন ট্র্যাকিং
হিসাব, HR ও পেরোল
আর্থিক ও কর্মী রেকর্ড একই সিস্টেমে।
- স্টক ও বিক্রয়ের একই প্ল্যাটফর্মে হিসাব
- HR ও পেরোল মডিউল অন্তর্ভুক্ত
- আলাদা কাগজের রেজিস্টারের দরকার নেই
| কী বদলেছে | আগে | পরে |
|---|---|---|
| রেকর্ড | স্টক, ক্রয় ও বিক্রয়ের তথ্য কলম-কাগজে | স্টক, ক্রয় ও বিক্রয়ের তথ্য এক ERP-তে সিঙ্ক করা |
| ইনভেন্টরি | উৎপাদন ট্র্যাক হতো না, ফলে ক্ষয় হতো | সব ইনভেন্টরি সফটওয়্যারে পরিচালিত, ক্ষয় নগণ্য |
| কাস্টমারের ক্রেডিট | ক্রেডিট সীমা ছাড়িয়ে যেত | সফটওয়্যার দিয়ে ক্রেডিট সীমা কার্যকর |
| ফিল্ড সেলস | মাঠে সেলস টিমের কোনো ট্র্যাকিং ছিল না | মোবাইল অ্যাপে মাঠ পরিদর্শন ট্র্যাক করা হয় |
| কাগজ | প্রতিটি বিভাগে কাগজভিত্তিক ব্যবস্থা | কাগজভিত্তিক ব্যবস্থা পুরোপুরি বিদায় |
ফলাফল
চালুর পরে মাপা ফলাফল
চালুর পরে Marine Chemical Co. Ltd.-এর জানানো ফলাফল।
- ইনভেন্টরি ক্ষয়, এখন সব স্টক সফটওয়্যারের মধ্য দিয়ে চলে
- নগণ্য
- কাগজভিত্তিক ব্যবস্থা আর নেই, সবটাই পুরোপুরি বাদ
- শূন্য
- মডিউল একসঙ্গে কাজ করছে এক ERP-তে, মোবাইল অ্যাপসহ
- ৭
আমাদের প্রক্রিয়া
শুরু থেকে চালু পর্যন্ত
আবিষ্কার · ২ সপ্তাহ
আবিষ্কার
প্রতিটি বিভাগে স্টক, ক্রয়, উৎপাদন ও বিক্রয় কীভাবে চলে তা বুঝে নকশা করা হয়েছে।
ডিজাইন · ৪ সপ্তাহ
ডিজাইন
একটি শেয়ার্ড ডেটা মডেল ও ক্রেডিটের নিয়ম ডিজাইন করা হয়েছে।
তৈরি · ১৪ সপ্তাহ
তৈরি
ERP মডিউল ও ফিল্ড সেলসের মোবাইল অ্যাপ তৈরি করা হয়েছে।
চালু · ৪ সপ্তাহ
চালু
প্রতিটি বিভাগকে কাগজ থেকে সরিয়ে আনা হয়েছে এবং টিমকে প্রশিক্ষণ দেওয়া হয়েছে।
আগে আমাদের স্টক, ক্রয় ও বিক্রয়ের সব রেকর্ড ছিল কাগজে, আর আমরা কখনও ঠিকমতো জানতাম না অবস্থা কোথায় দাঁড়িয়ে। এখন প্রতিটি পণ্য সিস্টেমের মধ্য দিয়ে যায়, আমাদের ক্ষয় প্রায় শেষ, আর কাস্টমাররা ক্রেডিট সীমা ছাড়িয়ে যেতে পারে না। আমাদের সেলস টিম এমনকি ফোন থেকেই পরিদর্শন লগ করে।
স্টক, ক্রয় ও বিক্রয় যখন একটি সিস্টেমে থাকে, তখন ইনভেন্টরি আর হারিয়ে যায় না, ক্রেডিট নিয়ন্ত্রণে থাকে, আর কাগজের দরকার পড়ে না।
